Transfert des dossiers médicaux au Canada : un guide pratique

Un patient et un médecin consultent un dossier médical et une tablette dans une clinique lumineuse au Canada

Temps de lecture : 13 minutes

Réponse rapide

Vous changez de médecin de famille? Découvrez comment demander, consulter et transférer en toute sécurité vos dossiers médicaux au Canada, ainsi que comment gérer les frais, les délais et la fermeture d’un cabinet.

Commencez par la voie d’inscription officielle ou par la voie de rattachement.
Vérifiez directement les critères d’admissibilité locaux, la zone de desserte et les places disponibles actuellement.
Conservez un registre daté et prenez les mesures de soins provisoires appropriées en attendant.

Publié le : Le 27 juillet 2026 Dernière mise à jour : Le 27 juillet 2026

Par Find a Doctor Canada Équipe de rédaction Catégorie : Système de santé

Changer de médecin de famille peut donner l’impression de prendre un nouveau départ, mais vos antécédents médicaux ne sont pas automatiquement transférés dans le nouveau cabinet. Un nouveau médecin peut avoir besoin d’informations sur vos médicaments, vos allergies, vos diagnostics, vos examens récents, vos références à des spécialistes et vos traitements antérieurs avant de pouvoir prendre des décisions éclairées. Si ces renseignements sont dispersés entre votre ancien cabinet de médecine familiale, les portails des hôpitaux, les pharmacies et les cabinets de spécialistes, le transfert peut devenir un fardeau administratif de plus dans une période déjà stressante.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez gérer ce processus en suivant des étapes claires et concrètes. Ce guide explique comment demander et transférer des dossiers médicaux au Canada, quelles priorités établir, comment gérer les frais et les délais, et quoi faire si un cabinet a fermé ses portes. Il s’agit d’informations générales et non de conseils juridiques ou médicaux. Les règles en matière de protection des renseignements personnels et les normes professionnelles varient selon la province ou le territoire; veuillez donc utiliser les liens officiels ci-dessous pour vérifier les exigences en vigueur là où vos dossiers sont conservés.

Ce que signifie réellement le transfert d’un dossier médical

Selon le, un dossier médical électronique de soins primaires peut contenir des informations sur les allergies, les résultats d’examens, les ordonnances, les diagnostics, les facteurs de risque et les antécédents médicaux, selon le Agence de la santé publique du Canada. Il peut également contenir des lettres de consultation, des renseignements sur la vaccination, l'historique des examens de dépistage, des plans de soins, des formulaires, des notes téléphoniques et de la correspondance provenant d'autres prestataires de soins.

Lorsque vous demandez le transfert d’un dossier, l’ancienne clinique enverra généralement une copie — et non l’original — à vous-même ou à la nouvelle clinique. Le professionnel de la santé ou l’organisme responsable du dossier en reste normalement le dépositaire et doit le conserver conformément aux règles en vigueur dans cette juridiction. Vous disposez de droits relatifs à vos renseignements médicaux, mais cela ne signifie généralement pas que vous prenez possession du dossier original de la clinique.

Un transfert ne revient pas non plus à un transfert clinique. Le simple fait d’envoyer un dossier médical ne suffit pas à confirmer que quelqu’un a examiné un résultat anormal, renouvelé une ordonnance, assuré le suivi d’une orientation vers un spécialiste ou pris en charge la continuité des soins. Considérez le transfert administratif et la discussion sur la continuité des soins comme deux tâches liées, mais distinctes.

Commencez par déterminer qui détient chaque élément de votre dossier

Beaucoup de gens ne disposent pas d’un dossier complet regroupé en un seul endroit. Le dossier de votre ancien médecin de famille peut contenir des copies de rapports d’hôpital et de spécialistes, mais un hôpital, un centre d’imagerie, un laboratoire, une pharmacie ou un spécialiste peut détenir une version plus complète de ses propres dossiers. Un portail provincial destiné aux patients peut afficher certains résultats et rapports sans pour autant constituer une copie intégrale de votre dossier de soins primaires.

Préparez une brève liste de sources avant de soumettre vos demandes :

votre cabinet de médecine familiale actuel ou antérieur, y compris le nom de la clinique et celui du médecin;
des spécialistes chargés de la prise en charge des affections actives;
les hôpitaux ou les centres de soins d'urgence impliqués dans des soins récents ou en cours;
les laboratoires et les centres d'imagerie si des rapports essentiels font défaut ailleurs;
votre pharmacie habituelle pour obtenir un profil thérapeutique à jour; et
tout portail provincial ou régional destiné aux patients que vous utilisez.

Ne demandez pas automatiquement tous les documents auprès de toutes les sources. Demandez à la nouvelle clinique ce dont elle a besoin et si elle a déjà accès à certains systèmes provinciaux ou régionaux. Éviter les chevauchements inutiles permet de réduire les coûts, les retards et les risques liés à la protection des renseignements personnels.

Vos droits d'accès dépendent de l'endroit où se trouve le dossier

Au Canada, il n’existe pas de règle unique et simple régissant le transfert des dossiers médicaux qui s’applique de la même manière à toutes les cliniques. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada présente la liste des lois sur la protection des renseignements personnels et des organismes de surveillance pour chaque province et territoire. Les renseignements personnels sur la santé peuvent être régis par la loi provinciale ou territoriale sur la protection des renseignements personnels en matière de santé, par d’autres lois sur la protection des renseignements personnels du secteur public ou privé, par des normes professionnelles, ou par une combinaison de ces éléments.

Partout au Canada, la démarche à suivre est sensiblement la même : communiquez avec le médecin, la clinique, l’hôpital ou tout autre détenteur du dossier. Renseignez-vous sur la procédure à suivre pour obtenir l’accès au dossier ou la divulgation de l’information. L’établissement peut accepter une demande informelle, exiger un formulaire signé ou demander une lettre écrite accompagnée d’une preuve d’identité ou d’une attestation de pouvoir.

Ne présumez pas qu’une règle que vous avez lue pour une autre province s’applique à vous. Par exemple :

En Ontario, le commissaire à la protection de la vie privée précise qu’un détenteur de renseignements peut exiger une demande officielle par écrit, peut facturer des frais raisonnables après avoir fourni une estimation, et dispose généralement d’un délai de 30 à 60 jours civils pour répondre, selon les circonstances. Le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario explique également les modalités d'accès, de rectification et de réclamation.
Le Ordre des médecins et chirurgiens de l'Ontario exige des médecins qu’ils transmettent ces copies de manière sécurisée et en temps opportun, de façon urgente si nécessaire et au plus tard 30 jours après la réception d’une demande, conformément à sa politique professionnelle.
En Nouvelle-Écosse, le Ordre des médecins et chirurgiens de la Nouvelle-Écosse précise que les patients n’ont pas à payer lorsque le dossier médical est transmis directement d’un professionnel de la santé autorisé à un autre, conformément à la loi provinciale sur la protection des renseignements personnels en matière de santé, à moins qu’une copie ne soit également remise au patient.
En Alberta, le Ordre des médecins et chirurgiens de l'Alberta explique que les patients sont propriétaires des renseignements contenus dans leur dossier, tandis que le médecin en est le dépositaire officiel, et qu’une demande écrite ainsi qu’une preuve d’autorisation peuvent être exigées.

Il s’agit d’exemples et non d’un barème national des frais ni d’une date limite. Vérifiez la réglementation en vigueur auprès du commissaire à la protection de la vie privée, du ministère de la Santé ou de l’ordre des médecins de la province ou du territoire où le détenteur des renseignements exerce ses activités.

Déterminez ce dont le nouveau médecin de famille a besoin en priorité

Un dossier longitudinal complet peut s’avérer utile, en particulier lorsque les antécédents sont longs ou complexes. Toutefois, si le dossier est volumineux ou si le temps est compté, demandez au nouveau clinicien s’il peut commencer par un résumé ciblé ou un dossier prioritaire, le reste devant suivre ultérieurement. La première série d’éléments la plus utile comprend souvent :

une liste à jour des médicaments pris, avec les doses, les directives d'utilisation et les changements récents;
allergies aux médicaments et autres allergies cliniquement importantes, y compris la nature de la réaction, si elle est connue;
une liste des problèmes de santé actuels ainsi que les diagnostics ou interventions antérieurs pertinents;
les résultats récents d'analyses de laboratoire et d'examens d'imagerie, en particulier ceux qui présentent des anomalies ou qui sont en attente;
lettres de consultation de spécialistes et renseignements sur les aiguillages actifs;
les résumés de sortie d'hôpital et les dossiers récents des services d'urgence;
les antécédents de vaccination et les renseignements relatifs aux examens de dépistage adaptés à l’âge ou aux facteurs de risque;
les antécédents familiaux, le contexte social et les préférences en matière de soins pertinents déjà consignés; et
le plan de suivi des maladies chroniques, des ordonnances et des consultations de suivi.

Si vous souffrez d’une affection complexe, si vous êtes enceinte, si votre demande de consultation doit être traitée rapidement, si vous suivez un traitement médicamenteux, si vous avez récemment été hospitalisé ou si vous attendez les résultats d’un examen anormal, informez les deux cliniques. Demandez ce qui doit être transmis de toute urgence et qui se chargera de donner suite aux points en suspens. N’attendez pas le transfert habituel de votre dossier si vous présentez des symptômes nécessitant une intervention médicale immédiate.

Comment présenter une demande de transfert claire

1. Renseignez-vous auprès de la clinique d’accueil sur sa procédure

Assurez-vous que la clinique vous a accepté comme patient et demandez-lui où envoyer vos dossiers. Obtenez le nom exact de la clinique, son numéro de télécopieur sécurisé, son adresse postale ou les instructions relatives au transfert électronique approuvées. Demandez si la clinique souhaite recevoir le dossier complet, un résumé, des renseignements portant sur une période donnée ou des documents précis.

2. Communiquez avec le dépositaire actuel

Communiquez avec l’ancien cabinet ou consultez son site Web pour obtenir un formulaire de demande de dossier médical. Si le médecin exerçait au sein d’un groupe médical, il se peut que ce dernier conserve le dossier même après le départ du médecin en question. Si une société tierce de gestion des dossiers est impliquée, vérifiez son identité à l’aide de l’avis officiel du cabinet ou auprès de l’ordre des médecins concerné avant de communiquer des renseignements personnels.

3. Formulez votre demande par écrit

Une demande valable doit normalement inclure votre nom complet, votre date de naissance, vos coordonnées actuelles, votre ancien nom le cas échéant, les dates approximatives des soins reçus, les renseignements que vous souhaitez obtenir, les coordonnées vérifiées du destinataire, le format sécurisé que vous préférez, ainsi que votre signature et la date. Le dépositaire peut également vous demander votre numéro de carte d’assurance-maladie ou une pièce d’identité officielle afin de vérifier votre identité. N’envoyez que les renseignements exigés dans le formulaire officiel et utilisez le mode de transmission indiqué par le dépositaire.

Vous pouvez adapter cette demande rédigée en langage simple :

Je demande une copie de mon dossier médical afin d’assurer la continuité des soins. Veuillez la transmettre de manière sécurisée à [nouvelle clinique/nouveau prestataire et coordonnées vérifiées]. Veuillez inclure [le dossier complet / la période visée / les documents prioritaires indiqués]. Avant de traiter ma demande, veuillez m’informer des frais éventuels, de la date prévue d’exécution et des pièces d’identité dont vous avez besoin. Veuillez également me confirmer comment je serai avisé lorsque le transfert sera terminé.

4. Autoriser la divulgation avec prudence

Lisez le formulaire de consentement avant de le signer. Vérifiez le destinataire, la portée, les dates et la date d’expiration. Si vous souhaitez que seul un dossier ciblé soit transmis, précisez-le clairement. Évitez d’inclure des renseignements détaillés sur la santé dans l’objet d’un courriel ordinaire ou d’envoyer des documents d’identification à une adresse non vérifiée. Selon la procédure du dépositaire, vous pouvez utiliser un portail clinique sécurisé, un système d’échange électronique approuvé, un télécopieur sécurisé ou un service de livraison physique avec suivi.

5. Tenez un registre simple des transferts

Notez la date de la demande, le nom de la personne qui l’a reçue, les documents demandés, les frais indiqués, la date prévue d’achèvement et la date de suivi. Le service gratuit Find a Doctor Canada outils peut vous aider à organiser les activités de sensibilisation de la clinique et à définir les prochaines étapes. Conservez la confirmation de remise, mais ne stockez pas de copies non chiffrées de dossiers confidentiels sur un appareil partagé.

Frais : renseignez-vous avant la préparation du dossier

La copie et le transfert de dossiers médicaux peuvent constituer un service administratif non couvert par l’assurance, et les frais autorisés varient. Avant de donner votre accord, demandez un devis écrit et précisez ce qu’il comprend : le temps de travail du personnel, la révision, la reproduction, les supports de stockage, les frais de messagerie ou d’expédition. Demandez si les frais varient si les dossiers sont transmis directement au nouveau praticien, si vous demandez une copie électronique, ou si le nouveau médecin accepte un résumé ou une période définie.

Si le coût constitue un obstacle, signalez-le dès le début et demandez si les frais peuvent être réduits ou annulés. Vérifiez également les règles en vigueur dans votre province; la règle de la Nouvelle-Écosse relative au transfert direct de prestataire à prestataire, mentionnée ci-dessus, diffère de l’approche adoptée dans certaines autres provinces. Ne présumez pas qu’une clinique peut retenir des renseignements urgents nécessaires pour prévenir un préjudice en raison de frais administratifs impayés. Si les soins d’urgence risquent d’en être affectés, expliquez le risque et demandez aux cliniques de préparer un résumé clinique prioritaire pendant que la question des frais est en cours de résolution.

Que faire si votre médecin a pris sa retraite, a déménagé ou si la clinique a fermé ses portes?

Commencez par lire toute lettre de fermeture, tout courriel, toute annonce sur le site Web ou toute affiche placardée dans les anciens locaux. Ces documents devraient préciser si les dossiers sont désormais conservés par un autre médecin, par le groupe médical ou par un service d’archivage. Vérifiez le message d’accueil téléphonique officiel et le site Web de la clinique plutôt que de vous fier à une ancienne inscription dans l’annuaire.

Si cela ne fonctionne pas, communiquez avec l’ordre des médecins de la province ou du territoire concerné. Les ordres ne conservent pas nécessairement les dossiers eux-mêmes, mais ils peuvent disposer d’informations sur la personne qui en a la garde ou sur les modalités de conservation des dossiers du médecin. L’ordre des médecins de la Colombie-Britannique a récemment souligné que les médecins qui quittent la province doivent prendre les dispositions nécessaires pour garantir un accès continu aux dossiers et informer l’ordre de l’endroit où ceux-ci sont conservés; ses directives concernant accès permanent aux dossiers médicaux souligne également qu’une entreprise de stockage sous contrat peut prendre en charge les biens après la fermeture d’un centre d’entraînement.

Si un autre professionnel de la santé reprend l’ensemble du cabinet, vous pourriez recevoir un avis vous informant que les dossiers ont été transférés à ce successeur ou à ce nouvel emplacement. Cela ne signifie pas nécessairement que vous devez devenir le patient de ce professionnel. Lisez l’avis, vérifiez les options qui s’offrent à vous et demandez l’accès à vos dossiers ou leur transfert si vous choisissez de recevoir des soins ailleurs.

Ne perdez pas de vue les soins en attente pendant la transition

Le transfert d’un dossier médical peut prendre du temps. Dressez une liste distincte de tout ce qui ne peut pas attendre sans risque :

les ordonnances qui vont bientôt arriver à échéance;
les tests qui ont été effectués, mais qui n’ont pas encore été examinés avec vous;
les examens ou les examens d'imagerie qui ont été prescrits mais pour lesquels aucun rendez-vous n'a encore été pris;
les recommandations envoyées mais non confirmées;
dates de suivi chez le spécialiste;
les formulaires, les mesures d'adaptation en milieu de travail ou les dispositions relatives aux soins à domicile en cours; et
suivi médical requis dans le cadre d'une maladie chronique.

Demandez à l’ancienne clinique qui reste responsable des résultats d’examens et des renouvellements d’ordonnances pendant la période de transition, et demandez à la nouvelle clinique à partir de quand elle en assumera la responsabilité. Si vous êtes toujours à la recherche d’un médecin de premier recours permanent, consultez le guide de la FADC intitulé Gérer les soins lorsqu’on est inscrit sur une liste d’attente chez un médecin. En cas de symptômes nouveaux ou d’aggravation des symptômes, optez pour la prise en charge appropriée plutôt que d’attendre que les formalités administratives soient réglées; la comparaison effectuée par le FADC entre cliniques sans rendez-vous, centres de soins d’urgence, 811 et services d’urgence peut vous aider à vous orienter, mais ne remplace pas les conseils cliniques.

Consultez les dossiers sans essayer de poser vous-même un diagnostic

Si vous recevez une copie personnelle, vérifiez les renseignements concrets : votre nom et votre date de naissance, vos coordonnées, la liste de vos médicaments, vos allergies, vos principaux diagnostics, vos antécédents chirurgicaux et assurez-vous que les rapports attendus y figurent bien. Les notes cliniques peuvent contenir des abréviations ou des impressions préliminaires qui ont par la suite été écartées. Demandez au responsable du dossier ou à votre clinicien de vous expliquer les termes que vous ne comprenez pas, plutôt que de tirer des conclusions à partir d’une note isolée.

Si vous constatez une erreur factuelle ou une omission importante, renseignez-vous sur la procédure officielle de correction. La législation sur la protection des renseignements personnels peut autoriser la correction d’informations inexactes ou incomplètes, tandis qu’un avis professionnel émis de bonne foi peut être traité différemment. Formulez votre demande de manière précise : identifiez l’entrée en question, expliquez en quoi elle est inexacte ou incomplète, et fournissez des renseignements à l’appui. Si une demande officielle est refusée, demandez par écrit la raison de ce refus ainsi que des renseignements sur vos droits de révision ou de plainte.

Si la demande est au point mort, suivez la procédure d'escalade

Faites un suivi auprès de la personne-ressource chargée des dossiers. Précisez la date de la demande initiale et demandez s’il manque des renseignements, si un devis est en attente d’approbation et quelle est la date prévue d’achèvement.
Demandez à parler au responsable de la clinique ou à la personne chargée de la protection des renseignements personnels. Un résumé écrit clair permet souvent de résoudre un problème lié à un formulaire, à l’identité ou à la livraison.
Expliquez toute urgence clinique. Demandez que les documents prioritaires ou un résumé concis vous soient envoyés en premier; n’exagérez pas l’urgence.
Communiquez avec le collège de médecine concerné. Il permet d’expliquer les normes professionnelles et d’indiquer à qui adresser ses préoccupations concernant les obligations d’un médecin en matière de gestion des dossiers.
Communiquez avec le bureau de surveillance de la protection des renseignements personnels compétent. Utilisez le répertoire des commissaires à la protection de la vie privée des provinces et des territoires du Commissaire fédéral à la protection de la vie privée, dont le lien figure ci-dessus, pour identifier l’organisme compétent. Suivez ses instructions et respectez les délais fixés pour déposer une plainte concernant l’accès à des renseignements, les frais, la protection de la vie privée ou la correction de renseignements.

Veillez à ce que vos communications restent factuelles et joignez-y les dates, les copies de votre demande, les estimations des frais et les réponses reçues. Ne publiez pas de détails médicaux dans le but d’attirer l’attention.

Une liste de vérification pratique pour un transfert plus harmonieux

Assurez-vous que la nouvelle clinique a bien accepté votre dossier et vérifiez son adresse de transfert.
Demandez-lui s’il souhaite obtenir le dossier complet, un résumé ou les documents prioritaires.
Identifiez tous les détenteurs susceptibles de détenir des renseignements essentiels.
Soumettez la demande signée requise en suivant la procédure officielle sécurisée.
Renseignez-vous sur l’estimation des frais, le format et la date d’achèvement prévue.
Indiquez séparément les médicaments urgents, les résultats, les aiguillages et les suivis.
Faites le suivi de la demande et assurez-vous que la nouvelle clinique a bien reçu des dossiers lisibles.
Vérifiez votre document pour vous assurer qu’il ne manque aucun document et qu’il ne contient aucune erreur factuelle.
Conservez ou éliminez vos copies personnelles en toute sécurité.
Si le processus rencontre des difficultés, faites appel aux ressources de votre province ou de votre territoire en matière de protection de la vie privée et aux ressources de l’ordre des médecins.

Faites en sorte que votre première consultation chez votre nouveau fournisseur soit fructueuse

Même un dossier bien transmis peut être long et difficile à assimiler. Apportez une liste d’une page répertoriant vos médicaments actuels, vos allergies, vos problèmes de santé actuels, vos hospitalisations récentes, les spécialistes que vous consultez et les examens en attente. Indiquez au nouveau professionnel de la santé ce qui est le plus important pour vous à l’heure actuelle. Ne vous attendez pas à ce que tous vos antécédents médicaux soient passés en revue en une seule consultation; convenez ensemble des priorités et du suivi à mettre en place.

Si vous êtes toujours à la recherche d’un médecin de famille, commencez par consulter le Find a Doctor Canada Recherche de cliniques et votre guide des provinces et des territoires. Les disponibilités changent rapidement; veuillez donc vérifier directement auprès de chaque clinique. Vous pouvez également utiliser le Navigateur de soins FADC AI pour structurer les questions et définir les prochaines étapes.

Conclusion

Le transfert des dossiers médicaux ne consiste pas tant à déplacer un dossier volumineux qu’à assurer la continuité des soins : il s’agit de veiller à ce que le bon professionnel de la santé dispose des bonnes informations au bon moment, tout en s’assurant que quelqu’un reste responsable des résultats récents, des ordonnances et des aiguillages. Commencez tôt, suivez la procédure officielle du dépositaire, renseignez-vous sur les besoins réels de la nouvelle clinique et tenez une liste de suivi distincte pour tout ce qui est urgent.

Les règles varient d’une province à l’autre au Canada, mais vous n’avez pas à vous y retrouver seul. Le commissaire à la protection de la vie privée et l’ordre des médecins de la province ou du territoire où se trouve le dossier peuvent vous expliquer les procédures en vigueur en matière d’accès, de frais, de correction et de plainte. Grâce à une demande ciblée et à un simple registre de suivi, vous pouvez donner à votre nouvelle équipe de soins primaires une image plus claire de votre situation et réduire les lacunes évitables pendant la transition.

Sources et lectures complémentaires

Ressources officielles du gouvernement et du système de santé

Consultez les sources officielles pour vérifier les critères d’admissibilité en vigueur, les horaires, les règles d’inscription et la disponibilité des services cliniques.

Avertissement médical : Find a Doctor Canada fournit des renseignements pour s’y retrouver dans le système de santé, mais ne donne ni diagnostic ni conseil médical personnalisé. En cas d’urgence, composez le 911.

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